menu

create account login

La gestió del temps: Consells per estalviar temps consultant el correu electrònic

Una bona gestió del temps és un element essencial per a l’eficiència. Desenvolupar aquelles tasques necessàries per complir els objectius del negoci amb qualitat i en el menor temps és molt més difícil per a les pimes, autònoms i emprenedors que per a les grans empreses.

Saps el temps que dediques a llegir els emails? Segons la consultora McKinsey, un professional dedica el 28% de la seva jornada laboral a llegir i respondre el seu correu electrònic.

Si el desitjat és l’optimització del temps per a exercir les tasques necessàries i complir amb els objectius del negoci, la gestió eficaç del correu electrònic és una de les àrees que segurament podem millorar. Aquestes són algunes idees per reduir el temps dedicat a consultar el correu electrònic sense perdre eficàcia:

– Hi ha estudis que indiquen que en l’àmbit laboral cada 30 minuts aproximadament es revisa l’entrada de nous emails. Però … En la majoria dels casos la gent no espera ser contestada en menys d’una hora. Pel que podem fer els nostres càlculs … Revisar els correus en terminis d’1 hora seria suficient. Reduir el nombre d’interrupcions a les altres tasques a realitzar permetrà mantenir la concentració i reduir temps millorant l’eficàcia.

– Per mantenir la concentració i no perdre el ritme de treball és aconsellable desactivar les notificacions cada vegada que arriba un email a la safata d’entrada.

– Es calcula que un professional emmagatzema més de 200 correus electrònics a la safata d’entrada i rep 120 nous cada dia. Un pla de neteja és necessari per mantenir a ratlla l’ordre i evitar l’acumulació. Arxivar-los o esborrar-los després de llegir-los per primera vegada és totalment recomanable per evitar re lectures no necessàries. Si tenim correus electrònics que requereixen d’una acció posterior, no requereixen un nova lectura, podem treure’ls de la safata d’entrada i emmagatzemar-los en una carpeta per a tasques pendents.

– Utilitzar recerques intel·ligents per trobar correus electrònics. En el relacionat a donar amb l’email que necessitem no és aconsellable obrir carpetes i buscar un per un. Això implica una considerable pèrdua de temps enfront de l’ús de certs operadors en les cerques que realitzem. Per exemple “from: paco”. Està comprovat que l’ús de carpetes per a trobar els correus electrònics no és una acció molt beneficiosa per minimitzar temps. Pel que utilitzar no més de dos capetas per organitzar el correu seria el més adequat.

– Eliminar correu indesitjat seria una tasca que ens pot estalviar molt de temps. Detectar i cancel·lar totes aquelles subscripcions que no són del nostre interès i bloquejar el correu brossa faran que guanyem uns minuts tots els dies de temps que al final de l’any es tradueixen en hores.

Seguint aquests consells per a la gestió del temps dedicat a consultar el correu electrònic aconseguirem disminuir el temps dedicat a aquestes tasques. En el dia a dia aquest estalvi de temps pot ser que no arribi a una hora, però podem fer la suma i veure el que suposa al final de l’any.