menu

create account login

Per què Excel ja no és una eina adequada per als empresaris?

EL SOFTWARE DE FULLS DE CÀLCUL COM EXCEL TÉ ELS DIES COMPTATS. DE MOMENT, AQUEST APLICATIU ENCARA ÉS L’ELECCIÓ PER DEFECTE PER MOLTS EMPRENEDORS. PERÒ, LES MILLORS SOLUCIONS DE GESTIÓ ONLINE ESTAN REVOLUCIONANT EL MÓN DELS EMPRENEDORS I LES PIMES. ENCARA MÉS AMB LA MIGRACIÓ SISTEMÀTICA CAP A LA FACTURA ELECTRÒNICA, EXCEL AVIAT QUEDARÀ COM UNA PRÀCTICA ANTIQUADA. A CONTINUACIÓ ET MOSTREM ALGUNS DELS MOTIUS PELS QUALS PODEM AFIRMAR-HO.

 

Des de les tauletes d’Hammurabi fins al Khipus dels Incas o la doble comptabilitat dels venecians, la factura sempre ha acompanyat l’home en la seva aventura empresarial. És cert que Excel ha estat una de les eines administratives més utilitzades i ha prestat molts serveis als seus usuaris.
Però ha arribat el moment de preguntar-nos sobre la utilitat dels programes de fulls de càlcul en l’actualitat. Segueixen sent rellevants per a tots els que l’utilitzen com a eina de gestió administrativa per a la seva activitat? Presta atenció als següents punts:

 

S’ha convertit Excel en una eina de gestió prehistòrica?

 

1. Manca de flexibilitat enfront del creixement

El perill d’utilitzar aplicatius com Excel per a la teva empresa és el següent: Lleial en els teus inicis quan tens poques factures d’administrar, comptes simples i poca informació per processar. Mostrarà ràpidament els seus límits quan la teva activitat creixi: els preus canviïn, es donin augments de finançament, es desenvolupin nous productes, intervinguin noves persones en la gestió … És llavors quan els teus fulls de càlcul tindran dificultats per seguir donant-te un bon servei i es tornin més complexes i de difícil maneig.

 

2. Els errors de format

Qui no s’ha vist fastiguejat per ells? Quantes vegades ens han aparegut missatges com “# ¿NOM?”, “# ¡NUL!” O “# ¡VALOR! ” en les cel•les del nostre full de càlcul?
Una única coma o un punt decimal desalineat i el resultat és incorrecte. El mínim error i tot el full de càlcul està malament! Si tens sort, identificaràs el culpable en un moment. Sovint, totes les fórmules i entrades han de refer-se després de dedicar hores buscant l’error sense saber com solucionar-ho. En resum, una coma incorrecta i … Fórmules trencades, dades mal col•locades, arxius perduts i massa temps i energia consumits!

I si envies la teva factura amb un error … es desencadenarà una llarga sèrie d’intercanvis de documents amb el teu client. A més de quedar desacreditat, hauràs d’esperar molt de temps abans que et paguin.

 

Buff… Cerca l’error!

 

3. Prou temps perdut?

El punt comú de TOTS els empresaris i treballadors independents: la manca de temps! Totes les eines que estalvien temps són valuoses … i les que les fan perdre haurien de ser reemplaçades!

Has de dedicar el teu temps principalment al teu know-how, i menys a la gestió i administració. “Excel” són fulls de càlcul que ràpidament es converteixen en infinites. Hi ha risc d’errors i per això fan imprescindible la validació, alguns formats no sempre són compatibles amb els dels teus col•laboradors o socis … En l’era de la facturació electrònica, automàtica i de tot a “1 clic”, el full de càlcul és ara un anacronisme.

 

4. Informació dinàmica per prendre bones decisiones

El foc, les entranyes del pollastre, el vol de les aus … hi ha tantes maneres en la història de la humanitat més o menys efectives per llegir el futur amb tanta visibilitat com una successió de fulles “Excel”. La comparació pot fer-te somriure, però quan saps que molts empresaris cessen els seus negocis per no administrar el seu flux d’efectiu mentre la seva companyia guanya diners …

A la majoria dels casos, aquestes fallides es deuen a una gestió deficient relacionada amb la manca de visibilitat o el coneixement de la salut de l’empresa. Una situació que no hauria d’existir en 2018 quan sabem que hi ha tecnologies que permeten tenir a un cop d’ull tota la informació necessària per prendre millors decisions.

 

Quina et sembla més intuïtiva?

 

5. Informació gravada en pedra

Encara àmpliament utilitzat com el “centre neuràlgic” d’una activitat, el full de càlcul segueix sent una referència per a la gestió de totes les necessitats en termes de comptabilitat, pressupostos …
D’aquesta manera, correspon a l’empresari afegir i editar manualment les dades en les ubicacions requerides … Això és tan difícil i arriscat com canviar la comptabilitat del Banc Nacional.

¿Estàs en aquesta situació? No només estàs augmentant considerablement el risc d’error, sinó que sovint aquests són irreparables: quan t’adones dels errors existents, altres 10 fulls de càlcul s’han vist afectats com a conseqüència d’aquest error inicial. Ràpidament, tot es torna de difícil comprensió.

EN RESUM…

Sense voler negar les qualitats dels programes de full de càlcul “Excel” per a la producció de taules i gràfics específics, o treure’ls-hi el seu paper com a precursors en la història de la informàtica, hem de fer una valoració: Aquest programari de gestió i facturació és història antiga. Hi ha altres solucions més pràctiques, més senzilles, més fiables, professionals i molt més econòmiques.

Quan adoptis un programari d’administració de factures online, estalviaràs temps i diners. A més, tindràs una vista òptima de totes les dades, l’estat dels teus actius i el flux d’efectiu. Un exemple? Com pots imaginar, dóna un cop d’ull a Koalaboox i factura amb un somriure.

 

Crèdit fotos: Koalaboox