menu

create account login

Què fer davant d’un client “fantasma”?

SER AUTÒNOM TÉ ELS SEUS AVANTATGES: LLIBERTAT, PASSIÓ … I, SOBRETOT, LA POSSIBILITAT DE TREBALLAR AMB ELS SOCIS I CLIENTS QUE VOLEM. EL QUID DE LA QÜESTIÓ: A DIFERÈNCIA DE L’EMPLEAT QUE ESTÀ SEGUR DE REBRE EL SEU SALARI CADA FINAL DE MES, L’EMPRESARI AUTÒNOM NO TÉ CAP GARANTIA QUE LA SEVA FACTURA LI SIGUI PAGADA QUAN TOCA … HOLA? HI HA ALGÚ A L’ALTRA BANDA DEL TELÈFON?

 

Alguna vegada t’has hagut d’enfrontar a un “fantasma”? Tots els autònoms, per desgràcia, coneixen almenys a un: és el client que ja no respon als seus missatges, ja no agafa el telèfon, no paga la seva factura, en resum, que sembla haver desaparegut definitivament del mapa. Com ho haurà endevinat, a aquest tipus de client se l’anomena “fantasma”. No importa el sector, el seu perfil o tipus de prestacions, un dia pot acabar enfrontant-se a un client que no paga i que ja no dóna senyals de vida. Difícil d’acceptar i de superar, especialment quan la manca de pagament pot posar les seves pròpies activitats en risc. Què es pot fer?

¿Mobilitzar un agent judicial? ¿Trucar a la policia, una emissora de ràdio o la televisió? O més temptador, un campió de Kung Fu?

 

Què fer davant d'un client "fantasma"?

 

QUE NO S’ESPANTI NINGÚ!

Aquests són els passos que et recomanem seguir:

 

  1. 1. PREGUNTEU-VOS SI ÉS REALMENT UN “FANTASMA”

No tinguis pressa a pensar que algú es comporta com un “fantasma” amb tu. Assegura’t d’això. Acusar equivocadament a un client d’acumular una factura elevada sense pagar-la i de negar-se a mantenir el contacte amb tu pot potencialment destruir la relació que tens amb ell i … altres clients del mateix sector. El món és (molt) petit.

Tingues en compte que hi ha raons perfectament legítimes per les quals algú podria no respondre immediatament: potser està de vacances o està fent-se càrrec d’assumptes personals. Si el teu client no té per costum desaparèixer, li podem donar un vot de confiança. I ara entre nosaltres, no hem estat (o hem tingut la temptació de ser) el “fantasma” d’algú?

En resum, concedeix un temps de resposta raonable i recull informació dirigint-te als seus socis comercials abans de començar amb els recordatoris o fins i tot iniciar accions judicials.

 

  1. 2. ORGANITZA EL RECORDATORI INTEL·LIGENT DE LES FACTURES

Fes la vida del teu client el més fàcil possible! En l’actualitat, la factura en paper tendeix a desaparèixer a favor de la factura electrònica. Si el teu client pot pagar-te fent clic a un botó o responent a un correu electrònic, hi ha una major probabilitat que et pagui més ràpidament. Si no et paguen o no vas rebre una resposta a la teva factura, torna a enviar-li com si fos un recordatori. Les últimes aplicacions de facturació et permeten fins i tot automatitzar-ho.

Avantatges dels programes de facturació: la factura electrònica “recorda” constantment al client el saldo pendent i, com està automatitzat, el client no sent que li estan “assetjant”. Si tot i els nombrosos recordatoris (automàtics o no), el client encara no t’ha pagat, considera enviar un correu electrònic educat i professional.

 

  1. 3. ESTABLEIX UN CONTACTE DIRECTE PERÒ PROFESSIONAL

Si has enviat diversos recordatoris i s’han quedat sense resposta, és hora de contactar al teu client per correu electrònic, fax (té un comprovant de recepció del missatge) o per telèfon per tractar d’entendre per què passa aquesta inactivitat. Aquest missatge és una oportunitat per recordar-li les condicions generals de venda i els riscos financers si continua ignorant els missatges i factures.

Som al segle XXI i, ens agradi o no, les xarxes socials són part integrant de les nostres vides, privada com professional. La majoria de les empreses estan presents a Facebook, Twitter, LinkedIn,…  i et podries sorprendre de la seva capacitat de resposta, de vegades més efectiva que un correu electrònic o … un fax. Posa’t en contacte amb elles amb un missatge simple i educat. Encara que mai és una experiència agradable haver d’enfrontar-se amb un “fantasma”, és important mantenir la teva pròpia professionalitat, especialment mitjançant l’ús de xarxes socials, més directes i familiars.

Alerta! Sigui quin sigui el context, mai et mostris amenaçant, fins i tot si estàs enfadat. La jurisprudència ens ha demostrat que els jutges aprecien moderadament l’agressivitat, oral o escrita, descrita ràpidament com “tècniques d’intimidació”, que podrien tornar-se en contra teva.

 

  1. 4. ENVIA UNA CARTA DE LLETRAT O D’UN ADVOCAT O AGENT JUDICIAL

Si aquest segon recordatori no genera cap reacció per part del client, s’ha de presentar un requeriment oficial. Sovint, la idea d’enfrontar-se a una acció legal, una intervenció dels agents judicials i totes les seves conseqüències porta al client a, com a mínim, contactar o arribar a un acord per pagar el que deu.

 

Hi ha tres actors diferents en matèria de cobrament de deutes:

  • L’empresa de cobrament de deutes
  • Els agents judicials
  • Els advocats

 

Tu mateix pots enviar un “requeriment de pagament” per carta certificada, involucrar una agència de cobrament de deutes o enviar el teu requeriment formal a través d’un advocat. En general les tarifes de la carta d’un advocat segueixen sent relativament assequibles. Si realment estàs en un compromís, també pots consultar amb advocats de l’assistència jurídica.

Si es pronuncia una sentència i el teu client encara no paga el seu deute, pots anar directament a un agent judicial perquè s’executi la sentència.

Si el teu client és insolvent, fins i tot amb una sentència al teu favor, no recuperarà els teus diners. Però el teu tràmit no serà inútil perquè et permetrà recuperar l’IVA i passar la factura a “deute irrecuperable”. Llavors encara hi ha un interès fiscal.

 

Tornar a llegir: Fart dels pagaments endarrerits? ‘6 consells per evitar-los!

 

I si … el TEU CLIENT ET TORNA A CONTACTAR, QUÈ HAS DE FER?

Si el teu client et contacta finalment i acaba pagant el que et deu, pots considerar l’assumpte tancat. Després d’aquesta experiència, decidiu junts els termes i terminis per a configurar les vostres futures col·laboracions. No obstant això, sota cap circumstància has de continuar brindant serveis al client fins que no hagi saldat les factures impagades.

Finalment, per resoldre el problema dels pagaments endarrerits (molts clients no són “fantasmes”, però paguen a 30, 60 o 90 dies, com l’administració pública), també és possible obtenir una assistència puntual, ràpida i econòmica. El finançament de factures és fins i tot una solució interessant per fer un “salt” quantitatiu i / o qualitatiu en la teva activitat. Et permet, de manera segura, fer créixer el teu negoci sense preocupar-se de la teva tresoreria.

 

Per evitar veure’t confrontat amb un «fantasma»

 

Que la teva relació acabi o continuï amb el client, estableix noves regles per al futur. Per exemple, exigeix un prepagament o un avançament per la feina, especialment si estàs treballant en projectes llargs i importants. És una pràctica molt comuna en els sectors de la construcció i dels esdeveniments. Augmenta així la freqüència del pagament segons les fites en lloc de les dates. D’aquesta manera, pots realitzar una quantitat de treball de manera còmoda i assegurar-te de rebre el pagament abans de continuar.

Si en una primera reunió sents que ja hi ha signes de desconfiança cap al client, prepara’t molt bé i pensa dues vegades abans de començar una col·laboració. En l’excitació que segueix a la possible conclusió d’un contracte, especialment lucratiu, és temptador ignorar aquests signes. Això és ben sabut: si alguna cosa sembla massa bona per ser certa, bé pot haver-hi un problema en algun lloc. Actua amb precaució abans de comprometre’t.