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La gestión del tiempo: Consejos para ahorrar tiempo consultando el email

Una buena gestión del tiempo es un elemento esencial para la eficiencia. Desarrollar aquellas tareas necesarias para cumplir los objetivos del negocio con calidad y en el menor tiempo es mucho más difícil para las pymes, autónomos y emprendedores que para las grandes empresas.

¿Sabes el tiempo que dedicas a leer el email? Según la consultora McKinsey, un profesional dedica el 28% de su jornada laboral en leer y responder su correo electrónico.

Si lo deseado es la optimización del tiempo para desempeñar las tareas necesarias y cumplir con los objetivos del negocio, la gestión eficaz del correo electrónico es una de las áreas que seguramente podemos mejorar. Estas son algunas ideas para reducir el tiempo dedicado a consultar la bandeja de entrada sin perder eficacia:

– Hay estudios que indican que en el ámbito laboral cada 30 minutos aproximadamente se revisa la entrada de nuevos correos electrónicos. Pero… En la mayoría de los casos la gente no espera ser contestada en menos de una hora. Por lo que podemos hacer nuestros cálculos… Revisar los emails en plazos de 1 hora sería suficiente. Reducir el numero de interrupciones a las otras tareas a realizar permitirá mantener la concentración y reducir tiempos mejorando la eficacia.

– Para mantener la concentración y no perder el ritmo de trabajo es aconsejable desactivar las notificaciones que nos avisan cada vez que llega un nuevo correo a la bandeja de entrada.

– Se calcula que un profesional almacena más de 200 emails en la bandeja de entrada y recibe 120  nuevos cada día. Un plan de limpieza es necesario para mantener a raya el orden y evitar la acumulación. Archivarlos o borrarlos después de leerlos por primera vez es totalmente recomendable para evitar re lecturas no necesarias. Si tenemos correos electrónicos que requieren de una acción posterior, no requiere un nueva lectura, podemos sacarlo de la bandeja de entrada y almacenarlo en una carpeta para tareas pendientes.

– Utilizar búsquedas inteligentes para encontrar correos electrónicos. En lo relacionado a dar con el email que necesitamos no es aconsejable abrir carpetas y buscar uno por uno. Eso implica una considerable pérdida de tiempo frente al uso de ciertos operadores en las búsquedas que realicemos. Por ejemplo “from:maria”. Está comprobado que el uso de carpetas para encontrar el email que buscamos no es una acción muy beneficiosa para minimizar tiempos. Por lo que utilizar no más de dos capetas para organizar el correo sería lo adecuado.

– Eliminar los email indeseados sería una tarea que nos puede ahorrar mucho tiempo. Detectar y cancelar todas aquellas suscripciones que no son de nuestro interés y bloquear el correo no deseado harán que ganemos unos minutos todos los días de tiempo que al final del año se traducen en horas.

Siguiendo estos consejos para la gestión del tiempo dedicado a consultar la bandeja de entrada conseguiremos disminuir el tiempo dedicado a estas tareas. En el día a día este ahorro de tiempo puede que no llegue a una hora, pero podemos hacer la suma y ver lo que supone al final del año.