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¿Qué hacer frente a un cliente “fantasma”?

SER AUTÓNOMO TIENE SUS VENTAJAS: LIBERTAD, PASIÓN … Y, SOBRE TODO, LA POSIBILIDAD DE TRABAJAR CON LOS SOCIOS Y CLIENTES QUE QUEREMOS. EL QUID DE LA CUESTIÓN: A DIFERENCIA DEL EMPLEADO QUE ESTÁ SEGURO DE RECIBIR SU SALARIO A FIN DE MES, EL EMPRESARIO AUTÓNOMO NO TIENE NINGUNA GARANTÍA DE QUE SU FACTURA SE PAGUE A SU DEBIDO TIEMPO… ¿HOLA? ¿HAY ALGUIEN AL OTRO LADO DEL TELÉFONO?

 

¿Alguna vez has tenido que enfrentarse a un “fantasma”? Todos los autónomos, por desgracia, conocen al menos a uno: es el cliente que ya no responde a sus mensajes, ya no coge el teléfono, no paga su(s) factura(s), en resumen, que parece haber desaparecido definitivamente del mapa. Como lo habrás adivinado, a este tipo de cliente se le llama “fantasma“. No importa el sector, su perfil o tipo de prestaciones, algún día puedes acabar enfrentándote a un cliente que no paga y que ya no da señales de vida. Difícil de aceptar y de superar, especialmente cuando la falta de pago puede poner tus propias actividades en riesgo. ¿Qué se puede hacer ?

¿Movilizar a un agente judicial? ¿Llamar a la policía, una emisora de radio o la Televisión? ¿O más tentador, un campeón de Kung Fu?

 

¿Qué hacer frente a un cliente "fantasma"?_Koalaboox

 

¡QUÉ NO CUNDA EL PÁNICO!

Estos son los pasos que te recomendamos seguir:

 

  1. 1. PREGÚNTATE SI ES REALMENTE UN “FANTASMA”

No te apresures a pensar que este se comporta como un “fantasma” contigo. Asegúrate de ello. Acusar equivocadamente a un cliente de acumular una factura elevada sin pagarla y de negarse a mantener el contacto contigo puede potencialmente destruir la relación que tienes con él y… otros clientes del mismo sector. El mundo es (muy) pequeño.

Ten en cuenta que hay razones perfectamente legítimas por las cuales alguien podría no responder de inmediato: tal vez esté de vacaciones o esté lidiando con asuntos personales. Si tu cliente no tiene por costumbre desaparecer, le podemos dar un voto de confianza. Y ahora entre nosotros, ¿no hemos sido (o hemos tenido la tentación de ser) el “fantasma” de alguien?

En resumen, concédele un tiempo de respuesta razonable y recaba información dirigiéndote a sus socios comerciales antes de empezar con los recordatorios o incluso iniciar acciones judiciales.

 

  1. 2. ORGANIZA EL RECORDATORIO INTELIGENTE DE LAS FACTURAS

¡Haz la vida de tu cliente lo más fácil posible! En la actualidad, la factura papel tiende a desaparecer a favor de la factura electrónica. Si tu cliente puede pagarte haciendo clic en un botón o respondiendo a un correo electrónico, hay una mayor probabilidad de que te la pague más rápidamente. Si no te pagan o no recibiste una respuesta a tu factura, vuelve a mandársela a modo de recordatorio. Los últimas aplicaciones de facturación te permiten incluso automatizarla.

Ventajas de los programas de facturación: la factura electrónica “recuerda” constantemente al cliente el saldo pendiente y, como está automatizado, el cliente no siente que le están “acosando”. Si a pesar de los numerosos recordatorios (automáticos o no), el cliente aún no te ha pagado, considera enviar un correo electrónico educado y profesional.

 

  1. 3. ESTABLECE UN CONTACTO DIRECTO PERO PROFESIONAL

Si has enviado varios recordatorios y se han quedado sin respuesta, es hora de contactar a tu cliente por correo electrónico, fax (tiene un comprobante de recepción del mensaje) o por teléfono para tratar de entender por qué ocurre esta inactividad. Este mensaje es una oportunidad para recordarle las condiciones generales de venta y los riesgos financieros si continúa ignorando tus mensajes y facturas.

Estamos en el siglo XXI y, nos guste o no, las redes sociales son parte integrante de nuestras vidas, privada como profesional. La mayoría de las empresas están presentes en Facebook, Twitter, LinkedIn,…  y te podrías sorprender de su capacidad de respuesta, a veces más efectiva que un correo electrónico o … un fax. Ponte en contacto con ellas con un mensaje simple y educado. Aunque nunca es una experiencia agradable tener que lidiar con un “fantasma”, es importante mantener tu propia profesionalidad, especialmente mediante el uso de redes sociales, más directas y familiares.

 ¡Ojo ! Sea cual sea el contexto, nunca te muestres amenazante, incluso si estás enojado. La jurisprudencia nos ha demostrado que los jueces aprecian moderadamente la agresividad, oral o escrita, descrita rápidamente como “técnicas de intimidación”, que podrían volverse en tu contra.

 

  1. 4. ENVÍA UNA CARTA DE UN ABOGADO O DE UN AGENTE JUDICIAL

Si este segundo recordatorio no genera ninguna reacción por parte del cliente, se debe presentar un requerimiento oficial. A menudo, la idea de enfrentarse a una acción legal, una intervención de los agentes judiciales y todas sus consecuencias lleva al cliente a, como mínimo, contactarte o llegar a un acuerdo para pagar lo que debe.

Hay tres actores diferentes en materia de cobro de deudas:

  • La empresa de cobro de deudas
  • Los agentes judiciales
  • Los abogados

Tú mismo puedes enviar un “requerimiento de pago” por carta certificada, involucrar a una agencia de cobro de deudas o enviar tu requerimiento formal a través de un abogado. En general las tarifas de la carta de un abogado siguen siendo relativamente asequibles. Si realmente estás en un aprieto, también puedes consultar con abogados de la asistencia jurídica.

Si se pronuncia una sentencia y tu cliente aún no paga su deuda, puedes ir directamente a un agente judicial para que se ejecute la sentencia.

Si tu cliente es insolvente, incluso con una sentencia a tu favor, no recuperarás tu dinero. Pero tu trámite no será inútil porque te permitirá recuperar el IVA y pasar tu factura a “deuda irrecuperable”. Entonces aún hay un interés fiscal.

 

Volver a leer: ¿Harto de los pagos atrasados? ¡6 consejos para evitarlos!

 

Y si … Tu cliente Te vuelve a contactar, ¿qué DEBES hacer?

Si tu cliente finalmente te contacta y termina pagando lo que debe, puedes considerar el asunto cerrado. Después de esta experiencia, decidid juntos los términos y plazos para configurar vuestras futuras colaboraciones. Sin embargo, bajo ninguna circunstancia debes continuar brindando servicios al cliente hasta que no haya saldado las facturas impagadas.

Finalmente, para resolver el problema de los pagos atrasados (muchos clientes no son “fantasmas”, pero pagan a 30, 60 o 90 días, como la administración pública), también es posible obtener una asistencia puntual, rápida y económica. La financiación de facturas es incluso una solución interesante para hacer un “salto” cuantitativo y / o cualitativo en tu actividad. Te permite, de manera segura, hacer crecer tu negocio sin preocuparse de tu tesorería.

 

Para evitar verte confrontado con un « fantasma »

Que tu relación termine o continúe con el cliente, establece nuevas reglas para el futuro. Por ejemplo, exige un prepago o un adelanto por el trabajo, especialmente si estás trabajando en proyectos largos e importantes. Es una práctica muy común en los sectores de la construcción y de los eventos. Aumenta así la frecuencia del pago según los hitos en lugar de las fechas. De esta manera, puedes realizar una cantidad de trabajo de manera cómoda y asegurarte de recibir el pago antes de continuar.

Si sientes, en una primera reunión, que ya hay signos de desconfianza hacia el cliente, prepárate muy bien y piensa dos veces antes de comenzar una colaboración. En la excitación que sigue a la posible conclusión de un contrato, especialmente lucrativo, es tentador ignorar estos signos. Esto es bien sabido: si algo parece demasiado bueno para ser cierto, bien puede haber un problema en alguna parte. Actúa con precaución antes de comprometerte.

 

Fotos : Koalaboox