On en parle de plus en plus : le passage à la facturation électronique dans les administrations belges va s’accélérer, au point de devenir quasi systématique après 2017. Un tournant qui semble inévitable pour de nombreuses PME travaillant avec les institutions belges. Celles-ci vont devoir passer à l’e-facture si elles ne souhaitent pas perdre leurs partenaires. Mais en quoi cela consiste-t-il exactement ?
Allô, Maître Arti ?
Koalaboox : Bonjour Maître Arti, je lis dans la presse que de plus en plus d’entreprises, d’administrations et maintenant de PME passent à la facture électronique (ou e-facture). Ok, je veux bien m’y mettre, mais qu’est-ce que c’est ?
Maître Arti : D’un point de vue légal une facture électronique est une facture émise et reçue sous forme électronique. Un simple fichier au format PDF, mis en annexe à un email, répond à cette définition. Par contre, pour échanger avec les institutions publiques il va vous falloir un format de facture électronique bien précis. Vérifiez que votre logiciel de facturation réponde à ces exigences.
Le site web officiel belge dédié à l’e-facture est une mine d’infos pour l’entrepreneur
KB : Ah, donc mon PDF n’est pas suffiant… Et que dit la législation ?
MA : A regarder de plus près ce qu’a publié l’administration fédérale belge, vous verrez que depuis le 1er janvier 2013, les factures électroniques et papier sont traitées de façon égale. Cela signifie qu’à partir de cette date, les données d’une facture peuvent être envoyées et reçues aussi bien sur papier qu’au format électronique. Ce principe provient de la directive européenne qui fixe les règles de facturation (directive 2010/45/UE du Conseil du 13 juillet 2010 modifiant la directive 2006/112/CE relative au système commun de taxe sur la valeur ajoutée en ce qui concerne les règles de facturation). L’administration belge de la TVA a aussi inscrit ce principe dans la législation belge.
La directive et la réglementation belge déterminent qu’en outre, toutes les factures doivent être l’exact reflet de la livraison effective de biens et services.
KB : Où peux-t-on trouver ces directives et réglementations ?
MA : Pour aller plus loin, voici les liens vers les textes règlementaires :
Loi du 17 décembre 2012 modifiant le Code de la taxe sur la valeur ajoutée (M.B. 21.12.2012)
Arrêté royal du 19 décembre 2012 modifiant l’arrêté royal de 1992 relatif au paiement de la taxe sur la valeur ajoutée (M.B. 31.12.2012)
Vous trouverez via ces liens la version actualisée du code TVA (historique via ce lien), des arrêtés royaux relatifs à la TVA (historique via ce lien) et des arrêtés ministériels (historique via ce lien).
KB: Waouw, ça fait pas mal de lecture, merci Maître Arti. Pour ceux qui n’auraient pas le temps de tout lire ou bien qui ne seraient pas familiarisé avec de tels concepts juridiques, auriez-vous un résumé sous la manche à nous filer discrétos ?
MA : Bon allez, voici quelques concepts importants que l’état juge que tout bon entrepreneur doit connaître
Authenticité de l’origine : l’identité de la personne qui émet la facture ou du fournisseur de biens / prestataire de service doit être garantie. Le fournisseur de biens / services doit être en mesure de démontrer qu’il est à l’origine de la facture, à savoir qu’il l’a lui-même émise ou que la facture a été émise par un tiers ou par le client (auto-facturation) agissant au nom et pour le compte du fournisseur.
Le client doit pouvoir garantir que la facture reçue provient bien du fournisseur de biens / services ou de celui qui a délivré la facture.
Intégrité : Le contenu de la facture ne peut pas avoir subi des modifications. L’émetteur de la facture et le client peut choisir indépendamment de la manière dont ils vont se conformer à cette obligation, ou ils peuvent convenir ensemble de s’y conformer, par exemple par le biais d’une technologie spécifique comme l’EDI, afin d’assurer que le contenu reste inchangé.
Lisibilité : Le contenu de la facture doit être lisible. Les données de la facture doivent être clairement lisibles, sur papier ou sur écran, sans nécessiter une étude ou interprétation excessive. Les messages EDI par exemple, les messages XML ou d’autres messages structurés dans leur format d’origine ne sont pas considérés comme lisible pour les personnes (éventuellement, ils le sont après un processus de conversion). La plupart des logiciels de facturation électronique, qui transfèrent des messages structurés, offrent également une version PDF afin que les clients et les factures de vérification puissent les lire facilement.
Acceptation : L’utilisation de factures électroniques doit être acceptée par votre client.
MA : Comment pouvez-vous prouver ces conditions?
L’authenticité et l’intégrité : En mettant en place au sein de votre entreprise un contrôle de gestion qui établisse une piste d’audit fiable entre une facture et la prestation concernée, en d’autres termes : il doit y avoir un lien entre les commandes, la livraison, la facturation et le paiement. Pour le fournisseur, la facture peut par exemple être comparée au bon de commande, aux documents d’envoi et à la réception du paiement. Pour le client, la facture peut être comparée avec le bon de commande approuvé, avec le bon de livraison, l’accusé de réception, …
Vous pouvez également faire appel à des technologies spécifiques, par exemple : une signature avancée ou un échange structuré de données (EDI). Vous pouvez aussi faire appel à des fournisseurs de services externes.
Lisibilité : La condition de la lisibilité est considérée comme remplie si la facture dont il est question peut être soumise dans un délai raisonnable sous une forme lisible par l’homme sur l’écran ou après impression. Il doit être possible de vérifier si les données du fichier électronique d’origine et celles du document présenté ne sont pas différentes.
Acceptation : L’acceptation d’une facture électronique peut se faire de la même façon que l’acceptation d’une facture papier, par exemple en la payant. Il peut aussi être plus explicite de demander au client de signer un document dans lequel il s’engage à accepter de recevoir des factures électroniques.