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La facture du futur ? Ça commence maintenant et ça va booster votre activité !

Comme vous le savez peut-être déjà, ou pas, Koalaboox et Basware travaillent ensemble depuis l’été dernier pour rendre la gestion des factures électroniques encore plus simple et fiable entre entrepreneurs, sociétés et administrations. Une collaboration qui porte ses fruits et, surtout, qui marque une (r)évolution positive pour le monde de l’entreprenariat. Rencontre avec Eric Steppe, responsable des partenariats chez Basware.

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Koalaboox : Bonjour, pourriez-vous nous dire en quelques mots en quoi consiste le métier de Basware ?

 

basware_KoalabooxKoalaboox

Eric Steppe : Basware, c’est une société qui existe depuis plus de 30 ans et qui développe des services en mode « SaaS » pour la gestion des factures et des achats pour les sociétés. Ces logiciels leur permettent de gérer leurs achats, créer des PO (Purchase Order, bon de commande, NDLR) ou encore concevoir des factures, des contrats… Grâce à nous, ils sont autonomes tout en étant connectés et ouverts aux autres sociétés pour échanger électroniquement ces factures et bons de commande.

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Remarque : Dans cet article, nous appelons facture électronique, toute facture (data) envoyée depuis un logiciel informatique de facturation. La facture envoyée par email en pièce joint (en word ou PDF, par exemple) n’est pas considérée comme une facture électronique ici.

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KB : Excusez-moi mais ça reste un peu abstrait pour nous… Chez Basware, vous avez des années d’expérience et de connaissances dans le domaine… Pour ma part, et pour pas mal de nos entrepreneurs, ce n’est pas une matière de prédilection. Vous auriez un exemple concret à nous donner ?

ES : Attendez… Imaginez si tous vos clients utilisaient des logiciels de facturation différents… vous devriez à chaque fois disposer du même logiciel que votre client pour lui envoyer une facture. Vous auriez une collection de programmes de facturation sur votre Desktop, qui est sûrement déjà bien rempli (rires). Ce serait ingérable ! Où serait l’avantage de la facture électronique dans ce cas ? En simplifié : Basware permet de « traduire » votre facture entre les différents logiciels. Vous restez indépendant avec votre solution, mais vous êtes connecté avec les autres car vous savez qu’ils pourront lire votre facture !

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Basware_Koalaboox_ecosystemLa “Galaxie” Basware fait bénéficier de ses connexions à tous les utilisateurs, Koalaboox compris

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KB : Compris ! C’est un peu comme si vous étiez Proximus et que vous ne pouviez pas m’appeler parce que je suis Base ?

ES : Voilà ! Vous avez compris !

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KB : Chouette ! Donc du coup vous rendez possible l’utilisation des nouvelles technologies pour la gestion des factures ?

ES : Voilà ! Aujourd’hui la multiplication des supports de travail comme le PC, le smartphone ou la tablette (et tous les logiciels et applications qui suivent) ont créés plein d’opportunités pour rendre plus efficace son travail. C’est bien… mais en même temps cette multiplication de supports complique l’adaptation et l’uniformisation des services. Nombreux sont encore les entrepreneurs qui doivent faire une facture informatique, puis quand même l’imprimer sur papier, puis l’envoyer en PDF avant de la réencoder avec une information supplémentaire… et après s’adapter aux exigences du comptable ou du débiteur… C’est un peu bête, non ?

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Koalaboox_corvée_facture_terminéLa corvée “facture” cauchemar de nombreux entrepreneurs

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KB : Les gens s’adaptent-ils ? Vous en voyez passer beaucoup comme ça des factures électroniques ?

ES : Je peux vous dire qu’en tant que leader sur le marché, nous sommes à plus de 120 millions de factures électroniques pour 2016. En moyenne, avec Basware et ses partenaires comme Koalaboox, il ne nous faut que quelques jours, voire quelques heures, pour traiter les factures électroniques de vos clients, une fois celle-ci validée… contre  20 à 40  jours ou plus pour traiter une facture papier.

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KB : On nous a demandé plusieurs fois quel était l’avantage pour le client Koalaboox d’avoir Basware comme partenaire via notre solution. Que répondriez-vous ?

ES : En utilisant le logiciel et l’interface de gestion de Koalaboox, le client est sûr que ses factures seront envoyées et « traduites » dans le format souhaité par le destinataire. Plus besoin de se soucier de problèmes de « compatibilité ». Basware se charge de mettre la facture au format demandé, le tout en quelques secondes. Le client ne le voit même pas. Grâce à ce travail, même un indépendant est « connecté » à l’écosystème de facturation des sociétés du monde entier !

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KB : Et donc de se créer des nouvelles opportunités de business en quelque sorte ?

ES : Oui c’est ça. Le client se crée des nouvelles opportunités de business, auxquelles il ne penserait même pas. Il ne doit plus se soucier des formats et peut « tutoyer » les grosses sociétés équipées de départements « compta » entiers.

Au final, si ce changement peut paraître pénible pour l’entrepreneur, il doit le voir comme une opportunité de développement et de mise à niveau à peu de frais. Vous réduisez même vos coûts et mettez moins de temps à faire des factures et surtout… vous êtes payé plus vite !

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Koalaboox_analyse_factureLe passage à l’e-facture, une opportunité plus qu’un problème

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Et l’administration dans tout cela ?

Pour Eric Steppe, il ne faut pas sous-estimer les évolutions au sein des administrations et institutions. « Qu’elles soient flamandes, wallonnes ou bruxelloises, celles-ci exigent de plus en plus le recours à la facturation électronique avec ses partenaires et fournisseurs. Un cap à franchir au plus vite pour les sociétés qui souhaiteront continuer à travailler avec elles. Il faut voir cette nouvelle exigence comme une opportunité et non un frein… »

mosaique entreprises publiques

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Et d’ajouter, « premièrement, vous avez envie d’acheter et de vous approprier le logiciel de facturation de l’administration ? Je ne pense pas (rires) et deuxièmement, vous risquez de vous déforcez lors de la réponse à un appel d’offre car vous travaillez toujours avec des facture papier ou PDF ! »

Un cap que le Nord de la Belgique a déjà franchi et qui est en cours dans le Sud…

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KB : Qu’est-ce Basware nous prépare pour le futur ?

ES : Notre job, c’est de continuer à connecter les secteurs ensemble, car même en tant que leader mondial, il y a encore du boulot. Il faut savoir que pour chaque nouveau partenariat avec Basware, ce sont tous les autres utilisateurs qui en bénéficient, et donc les clients Koalaboox. A terme nous aimerions être une sorte de « Linked In » du billing. Tout le monde peut dire que je suis « e-facture friendly », capable de recevoir ou émettre des factures.

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KB : Pour terminer, pourriez-vous nous dire où se situe la Belgique au niveau européen dans l’utilisation de l’e-facture ?

ES : Ce sont environ 1 milliard de factures envoyées par an. Nous sommes à plus ou moins 50% dans le B2B et 50% dans le B2C, et 50% papier et 50% PDF (email). Deux challenges : convaincre les papiers de passer au PDF et les PDF en e-facture data, voire les papiers directement vers l’e-facture data.

Ces chiffres peuvent paraître impressionnants, mais par rapport à la Finlande où ils sont à 90% d’e-facture data, il y a encore du chemin… Mais nous restons dans la moyenne européenne et au niveau des administrations, nous sommes bien placés, juste en dessous des scandinaves.

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Crédits photos : Koalaboox & Basware

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