menu

creër je account inloggen

De factuur van de toekomst ? Dit start nu en gaat uw activiteit een boost geven !

Zoals u wellicht al weet, of nog niet, werken koalaboox en basware sedert vorige zomer samen om het beheren van de electronische facturen nog eenvoudiger en veiliger te maken tussen  ondernemers, ondernemingen en de overheid.  Een samenwerking die haar vruchten afwerpt en die vooral een positieve (r)evolutie voor het ondernemerschap betekent.  Ontmoeting met Eric Steppe, verantwoordelijke voor de partners bij basware.

Koalaboox

Koalaboox : Hallo, kan U ons in enkele woorden vertellen waaruit het werk van Basware bestaat ?

Koalaboox

basware_KoalabooxKoalaboox

Eric Steppe : Basware is een onderneming die al meer dan 30 jaar bestaat en die systemen  ontwerpt in « SaaS »-mode voor het beheer van de facturen en de aankopen voor ondernemingen.  Deze programma’s laten hen toe hun aankopen te beheren, PO te maken (Purchase Order, bestelbon, NVDR) of nog facturen en contracten op te maken…. Dankzij ons, zijn ze autonoom en tegelijkertijd verbonden met en open voor andere ondernemingen om electronische facturen en bestelbonnen uit te wisselen.

Koalaboox

Opmerking : In dit artikel noemen wij electronische factuur, elke factuur (data) verzonden met een  facturatie-software.  De factuur die als bijlage in een e-mail (bv in word of PDF) verzonden wordt, wordt hier niet beschouwd als electronische factuur.

Koalaboox

KB : Sorry, maar dat is tamelijk abstract voor ons …. Bij Basware heeft U sedert jaren ervaring en kennis vergaard in dit domein…. Voor mij en voor velen van onze ondernemers is dit onbekend terrein.  Kan U soms een concreet voorbeeld geven ?

ES : Wacht…  Stel dat al uw klanten verschillende software gebruiken voor hun facturatie … U zou dan telkens over dezelfde software moeten beschikken dan uw klant om hem een factuur te sturen.  U zou uiteindelijk een hele collectie van facturatieprogramma’s op uw computer hebben terwijl die waarschijnlijk al goed gevuld is (lacht).  Deze situatie zou onhandelbaar zijn ! Het voordeel van de electronische factuur zou in dergelijk geval ver zoek zijn !  Welnu : Basware maakt de « vertaling » van uw factuur mogelijk tussen al deze softwares.  U blijft zelfstandig met uw systeem, maar tevens verbonden met de anderen omdat U weet dat zij uw facturen kunnen lezen !

Koalaboox

Basware_Koalaboox_ecosystemHet « zonnenstelsel »-Basware laat al haar gebruikers, met inbegrip van Koalaboox, genieten van haar connecties.

KB : Ik snap het ! Dat is een beetje als zou ik Proximus zijn en U mij niet kan bellen omdat U Base bent ?

ES : Juist ! U heeft het begrepen ! Koalaboox

KB : Prachtig ! Dus in feite maakt U het gebruik van de nieuwe technologieën mogelijk voor het beheer van facturen ?

ES : Inderdaad ! De huidige uitbreiding van de tools zoals PC, smartphone en tablet (en alle software en app’s die daarmee gepaard gaan) hebben talrijke mogelijkheden gecreëerd om het werk doelmatiger te maken.  Dat is goed… maar tezelfder tijd heeft deze uitbreiding van hulpmiddelen de aanpassing en de uniformisatie van de diensten gecompliceerd.   Tal van ondernemers moeten na het maken van een e-factuur, deze toch nog printen, daarna versturen in PDF, uiteindelijk opnieuw encoderen met bijkomende informatie… en daarna zich aanpassen aan de eisen van hetzij de boekhouder, hetzij de debiteur.  Dat is toch absurd, niet ?

Koalaboox

Koalaboox_corvée_facture_terminéDe facturatiekarwei : de nachtmerrie van veel ondernermers

Koalaboox

KB : Passen de mensen zich aan ? Ziet U veel electronische facturen ?

ES : Ik kan U zeggen dat wij als marktleider meer dan 120 miljoen electronische facturen telden in 2016.  Eenmaal de electronische facturen gevalideerd zijn, hebben Basware en zijn partners zoals Koalaboox gemiddeld enkele dagen nodig, en in sommige gevallen slechts enkele uren om de e-facturen van de klanten te verwerken … tegen 20 à 40 dagen of meer voor de verwerking van de papieren factuur.

Koalaboox

KB : Wij kregen dikwijls de vraag welk voordeel het partnerschap tussen Koalaboox en Basware heeft voor de klanten van Koalaboox.  Wat antwoordt U daarop ?    

ES : Door het gebruik van de software en de interface voor beheer van Koalaboox, is de klant er zeker van dat zijn facturen verstuurd en « vertaald » worden in het gewenste formaat van de ontvanger.  Men hoeft zich geen zorgen meer te maken over problemen met de « compatibiliteit ».  Basware zorgt ervoor dat de factuur in het juiste formaat komt en dit in enkele seconden.  De klant merkt het zelfs niet.  Dankzij deze functie is zelfs een zelfstandige « verbonden » met het eco-systeem van facturatie van ondernemingen over de hele wereld !

Koalaboox

KB : En op die manier creëren er zich nieuwe business-mogelijkheden ?

ES : Ja, inderdaad.  De klant creëert nieuwe business-kansen die hij nooit voor mogelijk hield.  Hij hoeft zich geen zorgen te maken over het formaat en kan « meespelen » met grote ondernemingen uitgerust met grote « boekhoudkundige » diensten. De ondernemer kan terughoudend staan tegenover deze verandering, maar uiteindelijk moet hij dit beschouwen als een opportuniteit om te groeien en mee te zijn, en dit zonder grote kosten.  U bespaart kosten en tijd en vooral … U zal eerder betaald worden !

Koalaboox

Koalaboox_analyse_factureDe overschakeling naar de e-factuur, eerder een opportuniteit dan een probleem

Koalaboox

En wat met de Overheid ?

Volgens Eric Steppe moet de evolutie bij de Overheidsinstellingen niet ondergewaardeerd worden. « Zowel de Vlaamse, de Waalse als de Brusselse Overheid eisen steeds meer het gebruik van de electronische facturatie van haar partners en leveranciers.  De ondernemingen die in de toekomst wensen verder te werken met de Overheid, doen er goed aan zo vlug mogelijk over te schakelen naar de e-factuur.  U moet dit beschouwen als een opportuniteit en niet als een rem …. »

 publieke_bedrijven_Koalaboox

DE OVERHEIDSINSTELLINGEN BEKRACHTIGEN DE FACTUREN VAN KOALABOOX

 

En dan nog dit : « Ten eerste, heeft U zin om de software van de Overheid te kopen en ermee te werken ?  Ik denk het niet (lacht) en ten tweede, U loopt het risiko om ontmoedigd te worden wanneer U antwoordt op een openbare aanbesteding en nog steeds werkt met facturen op papier of in PDF ! »

Een mijlpaal die het Noorden van België reeds bereikt heeft en binnenkort ook het Zuiden…    

Koalaboox

KB : Wat brengt Basware ons in de toekomst ?

ES : Het is onze job om sectoren onderling te blijven verbinden, want zelfs al zijn wij wereldleider, toch is er nog veel werk aan de winkel.  U moet weten dat bij elk nieuw partnerschap met Basware, alle andere gebruikers meegenieten, en dus ook de klanten van Koalaboox.  Uiteindelijk willen wij een soort van « Linked In » van de billing zijn.  Iedereen kan zeggen dat ik « e-factuur friendly » ben, in staat om facturen te ontvangen en uit te geven.

Koalaboox

KB : Om te eindigen, kan U ons zeggen waar België zich situeert op Europees niveau voor wat betreft de e-factuur ?

ES : Ongeveer 1 miljard e-facturen verzonden per jaar.  Wij hebben min of meer 50% in de B2B en 50% in de B2C,  50% papier en 50% PDF (e-mail).  Twee uitdagingen : papier overtuigen om over te stappen naar PDF en PDF overtuigen om over te stappen naar de e-factuur, en misschien zelfs papier rechtstreeks te laten overschakelen naar de e-factuur.

Deze cijfers lijken enorm, maar in vergelijking met Finland waar 90% uit e-factuur bestaat, moet er nog een hele weg afgelegd worden…   Wij zitten wel op het Europees gemiddelde en ook de Overheid is goed gesitueerd, juist achter Scandinavië.

Photos : Koalaboox & Basware