menu

creër je account inloggen

Jouw privé-gegevens, wel beschermd!

Je hebt er waarschijnlijk al van horen praten, zonder er echt stil bij te staan, en nochtans… het is belangrijk! De General Data Protection Regulation (GDPR), die in voege treedt op 25 mei 2018, brengt samenhangende regels in uitvoering voor de bescherming van gegevens, doorheen gans Europa.

Wie?

Deze regels zijn van toepassing op alle bedrijven die privé-gegevens behandelen van individuen binnen de Europese Unie.

Wat?

Dit reglement slaat zowel op de privé-gegevens, alsook op de manier waarop deze behandeld worden binnen ditzelfde bedrijf, met name in het kader van het verzamelen, stockeren, gebruiken of door controle ervan door de eindgebruikers.

 

Bij Koalaboox

Jouw gegevens werden altijd al bewaard op beveiligde servers en nooit gedeeld met derde ondernemingen die geen dienst leveren aan jouw Koalaboox omgeving. In het kader van deze upgrade gevraagd door deze fameuze “GDPR” hebben we echter besloten nog enkele bijkomende verbintenissen aan te gaan :

  • 1) Een versterkte bescherming van onze netwerken en diensten
    • Onze diensten communiceren enkel via beveiligde protocols, en elke dienst is bekwaam deze toegang te beheren op een welbepaalde manier. Enkelen zijn publiek, zoals de website, anderen zijn privé. Ook passen wij strikte regels van goed bestuur toe, zoals het gebruik van een professionele firewall.
  • 2) Fysieke stockage
    • Het geheel van onze database wordt fysiek versleuteld, alsook de fysieke stockage van onze documenten.
  • 3) Een nieuw encryptie protocol
    • Persoonlijke en gevoelige gegevens van onze gebruikers worden versleuteld volgens de AES-256-CBC normen (in 2 versies). In geval van een cyberaanval of een uitbuiting van een beveiligingslek, zullen de gestolen gegevens volledig onleesbaar zijn.
  • 4) Een bijkomende, personaliseerbare authentificatie
    • Het mechanisme voor authentificatie op basis van ‘login/paswoord’ zal versterkt worden. Als gebruiker van Koalaboox kan je vanaf nu ervoor kiezen een extra mechanisme toe te voegen, ter bevestiging van je identificatie (SMS, mail, derde authentificatie) om toegang te krijgen tot je account of je gegevens.
  • 5) Toegang en controle tot je gegevens
    • Tijdens je inschrijving bij Koalaboox, vroegen we je bepaalde gegevens met ons te delen. Wij hebben een pagina aangemaakt (link) in de applicatie die de volledige lijst herneemt van de gegevens in ons bezit en hun nut. Via deze pagina kan u kiezen deze te verwijderen of niet. Let hier wel op, bepaalde diensten van Koalaboox hebben bepaalde gegevens nodig om correct te functioneren. Jouw gegevens verwijderen kan er dus voor zorgen dat bepaalde diensten onbruikbaar worden (bv KoalaScan…).

Bepaalde leden van het Koalaboox-team, zoals onze Customer Support of Credit Control (in het kader van financiering) kunnen toegang hebben tot je gegevens om jou verder te helpen met vragen, of bij het bieden van extra diensten. Indien je hier tegen bent, bestaat de optie dit aan te geven, maar in dat geval zal het voor ons niet meer mogelijk zijn bijstand te leveren en kan je geen aanspraak meer maken op de volledige financieringsdiensten.

Voor een bepaald aantal diensten moeten wij soms bepaalde gegevens communiceren aan derde ondernemingen. Bijvoorbeeld, in het geval van KoalaPost, helpt een derde ons met het verzenden van jouw post. Hij heeft dus kennis van jouw bedrijfsgegevens (via de PDF met jouw post). Hoewel deze niet persoonlijk zijn, passen we hier dezelfde controleprincipes toe. Je kan er dus voor kiezen deze gegevens niet te delen en dus deze diensten niet te gebruiken. In elk geval stellen we de stroom aan in- en uitgaande gegevens via ons platform veilig, en hebben al onze geselecteerde dienstverleners de vraag gekregen onze principes na te leven.

  • 6) Het recht op vergetelheid

Al jouw gegevens in ons bezit kunnen simpelweg op aanvraag verwijderd worden. Sommigen kunnen dit evenwel niet volledig. Bijvoorbeeld, een gefinancierde factuur moet ten allen tijde beschikbaar blijven voor onze diensten, maar in dat geval verbinden wij ons ertoe de gegevens die geen wettelijke verplichting zijn, tot op een maximum anoniem te maken. In elk geval zijn de persoonlijke gegevens versleuteld.

Ons Cookie-beleid

Zoals elk web platform, hebben wij cookies nodig (een cookie is een klein, numeriek bestand dat op de harde schijf van de internetgebruiker wordt gezet, door de bezochte site of door een derde partij). Onze cookies zijn allemaal anoniem en stockeren geen persoonlijke gegevens. Bijvoorbeeld, om je gebruik van de Koalaboox-tools te verbeteren, stockeren wij de taal die je gekozen hebt, zodat tijdens je bezoek aan Koalaboox, elke gekozen pagina in deze taal wordt afgebeeld. De volledige lijst met onze cookies kan je terugvinden op deze pagina <link>. Cookies die worden afgezet door onze selectie van derde ondernemingen (bijv voor het beheer van de video’s op onze blog) worden ook gedetailleerd weergegeven op deze pagina, en u kan op elk moment ervoor kiezen dat deze kleine bestanden niet afgezet mogen worden. Let hier wel op, enkel een technische cookie zal noodzakelijk blijven in het geval van het gebruik van onze diensten, nl deze als gevolg van je authentificatie (het is DE minimum cookie, maar deze is versleuteld en bevat geen persoonlijke gegevens).

Onze mailing politiek

Als gebruiker en klant van Koalaboox, ontvangt u van ons verschillende categoriën mails :

  • 1) Berichten via de Koalaboox en Koalafin diensten

Ten gevolge van een welbepaalde actie van uw kant (bijv door het sturen van een document via KoalaScan sturen wij je een mail om de ontvangst te bevestigen), of simpelweg door het regelmatig gebruiken van onze diensten (wekelijks rapport). Dit type mail wordt verstuurd naar je algemeen mailadres in je Koalaboox-account. Deze mails maken integraal deel uit van de diensten die wij aanbieden, en hiervoor bestaat de mogelijkheid niet om ze te blokkeren. De mails via het platform worden opgesteld en verzonden door een derde partij, die dus jouw mailadres kent, maar ook enkel dit adres. Deze derde partij is natuurlijk ook conform met de nieuwe wetgeving die Europa oplegt inzake de GDPR.

  • 2) De Newsletter en andere infoberichten over onze producten

Hier kan je simpelweg kiezen om je uit te schrijven via de link die telkens onderaan deze mails staat. Hier wordt dan je mailadres gecommuniceerd aan een derde beheerstool voor onze newsletter. Deze externe service is natuurlijk op zijn beurt ook conform met de nieuwe wetgeving inzake de GDPR.

Evolutie van onze algemene voorwaarden

Overeenkomstig de inwerkingtreding van de GDPR hebben wij onze algemene voorwaarden ook aangepast, en meer bepaald het gedeelte Bescherming van gegevens en privacybeleid, die je hier kan terugvinden <link>. Deze nieuwe voorwaarden zijn van toepassing vanaf 25 mei 2018 en zonder andere voorafgaande kennisgeving, gaat u automatisch akkoord met deze nieuwe voorwaarden door Koalaboox te blijven gebruiken.

Data Protection Officer

Als verantwoordelijke voor de behandelingen, heeft Koalaboox Belgium SPRL een DPO benoemd, die bereikbaar is via het mailadres dataprivacy@koalaboox.com. Heb je een bijzonder gedrag opgemerkt, een inbreuk, indien je een vraag hebt… kortom, aarzel niet ons te contacteren !

 

Het Koala Team