menu

creër je account inloggen

Wat te doen wanneer je geconfronteerd wordt met een “spookklant”?

Ondernemer zijn heeft zijn voordelen: vrijheid, passie … en vooral de mogelijkheid om te werken met partners en klanten die jij verkiest. Het probleem: in tegenstelling tot de werknemer die zeker is dat hij zijn loon op het einde van de maand krijgt, heb je als ondernemer niet de zekerheid dat je factuur op tijd zal betaald worden …. Hallo ? Is daar iemand ?

 

Heb jij al te maken gehad met een “geest”? Elke ondernemer kent er spijtig genoeg wel één: het is de klant die niet antwoordt op je berichten, die de telefoon niet meer opneemt, zijn facturen niet betaalt, kortom, hij lijkt wel van de aardbol verdwenen. Dat heet dan een “spookklant”. Ongeacht de sector, de speler of de prestatie, je riskeert om op een dag geconfronteerd te worden met een klant die niet betaalt en die geen teken van leven meer geeft. Zoiets is moeilijk te aanvaarden en soms ook moeilijk boven te komen, zeker wanneer de niet-betaling je onderneming in gevaar kan brengen.

Wat te doen? Een deurwaarder inschakelen? De politie bellen of de media inschakelen? Of een knokploeg inhuren om je punt duidelijk te maken?

 

Geen paniek!

Hier zijn de stappen die wij je aanraden om te volgen:

 

  1. 1. Vraag jezelf af of hij werkelijk een “geest” is

Denk niet te snel dat er een geest onder ons is. Wees eerst zeker van je stuk. Een klant beschuldigen van het niet betalen van een grote factuur en hem beschuldigen van contact te weigeren, kan je relatie met hem voorgoed onmogelijk maken…en met hem andere klanten uit dezelfde sector. Op dat gebied is het een kleine wereld.

Probeer in je achterhoofd te houden dat er een perfect geldige reden kan zijn waardoor hij niet meteen antwoordt: hij is misschien op vakantie of misschien heeft hij het even druk met persoonlijke zaken. Als je klant niet de gewoonte heeft om te verdwijnen, geef hem dan voor een keer het voordeel van de twijfel. En onder ons gezegd en gezwegen; zijn we niet allemaal al eens een “geest” geweest voor iemand anders (of hebben we die indruk ooit al eens gegeven?)?

Kortom, geef hem een redelijke termijn om te kunnen antwoorden en informeer je eens bij zijn commerciële partners alvorens hem tot de orde te roepen, of verdere stappen te ondernemen.

 

  1. 2. Stel “intelligente” herinneringen in voor je facturen

Vergemakkelijk zo snel mogelijk het leven van je klant! Gaandeweg begint de papieren factuur te verdwijnen in het voordeel van de elektronische factuur. Wanneer je klant je simpelweg kan betalen met 1 klik of door gewoon te antwoorden op een mail, dan is er alvast meer kans dat je sneller betaald zal worden. Als je niet betaald wordt of als je geen antwoord gekregen hebt op je factuur, dan verzend je de factuur opnieuw met een herinneringsmail. Je kan dit zelfs automatisch laten gebeuren met de nieuwste facturatieprogramma’s.

Voordelen van facturatieprogramma’s: de elektronische factuur herinnert de klant constant aan het openstaande saldo en, omwille van de automatisering, krijgt de klant niet de indruk dat hij “lastiggevallen” wordt. Wanneer de klant ondanks de herinneringen (al dan niet automatisch) nog steeds niet betaald heeft, hou je dan klaar om een beleefde, professionele mail te sturen.

 

  1. 3. Maak direct contact maar blijf professioneel

Wanneer je meerdere herinneringen verstuurd hebt die zonder gevolg zijn gebleven, wordt het tijd om je klant te contacteren. Via mail, fax (dan heb je een bewijs van de boodschap) of per telefoon om te proberen begrijpen waarom hij niet reageert. Dit biedt je de mogelijkheid om de algemene verkoopsvoorwaarden te herhalen en om hem te wijzen op de financiële risico’s wanneer hij je berichten en facturen blijft negeren.

We zitten in de XXIste eeuw en of we het nu willen of niet, de sociale netwerken maken integraal deel uit van ons leven, zowel privé als professioneel. Het merendeel van de ondernemingen vind je op Facebook, Twitter, LinkedIn of op het web en je zou verrast kunnen zijn door hun reactiviteit, dit is soms zelfs effectiever dan een mail of een fax. Contacteer hem met een eenvoudige, beleefde boodschap. Ook al is het nooit aangenaam om te maken te hebben met een “geest”, het is belangrijk om professioneel te blijven, zeker wanneer je de sociale media gebruikt want dit is een directe en vertrouwde aanpak.

Opgelet! Wat ook de context is, stel je nooit bedreigend op, ook al ben je geagiteerd. De rechtspraak leert ons dat het gerecht niet houdt van agressiviteit, zijnde verbaal of geschreven. Het wordt al snel aangeduid als “intimidatiepogingen” en dat kan zich tegen jou keren.

 

  1. 4. Stuur een brief van de advocaat of de deurwaarder

Wanneer de tweede herinnering nog steeds zonder gevolg blijft, dan moet er een officiële ingebrekestelling opgesteld worden. Dikwijls zorgt het idee van een rechtszaak of het tussenkomen van een deurwaarder en alle gevolgen vandien ervoor dat de klant op zijn minst contact met je opneemt om een regeling te treffen in verband met de betaling.

Er zijn 3 verschillende spelers op de markt van het incasseren van schulden in België:

– Incassobureaus
– Gerechtsdeurwaarders
– Advocaten

Je kan een incassobureau of een advocaat inschakelen om een aangetekend schrijven te sturen; een “ingebrekestelling”. De kosten voor een brief van een advocaat zijn in het algemeen redelijk betaalbaar. Als je je echt in een impasse bevindt, dan kan je ook juridische hulp inschakelen via een advocaat.

Wanneer er een vonnis uitgesproken is en je klant heeft nog steeds zijn schuld niet betaald, dan kan je meteen een gerechtsdeurwaarder inschakelen om ervoor te zorgen dat de gerechtelijke beslissing uitgevoerd wordt.

Wanneer je klant failliet is, dan kan je je geld niet recupereren, ook al heb je een gerechtelijke uitspraak in jouw voordeel. Maar je aanpak is zeker niet nutteloos geweest want hierdoor kan je de BTW recupereren en de factuur invoeren als “niet-terugvorderbare schuld”. Zo is er op zijn minst een fiscaal belang aan de stappen die je ondernomen hebt.

 

Te (her)lezen : Ben je de laattijdige betalingen beu? 6 tips om ze te vermijden!

 

Wat als … je klant terug contact opneemt?

Wanneer je klant eindelijk contact opneemt om zijn openstaande schuld te betalen, dan kan je het verhaal als afgesloten beschouwen. Na deze ervaring kan je best overleggen om een betalingstermijn vast te leggen voor toekomstige samenwerkingen. Je moet echter in geen geval diensten blijven verlenen aan de klant tot al zijn openstaande facturen betaald zijn.

Om het probleem van laattijdige betalingen aan te pakken (de meeste klanten zijn geen “geesten” maar hebben een betalingstermijn van 30, 60 of zelfs 90 dagen zoals de openbare diensten), is het mogelijk om hulp in te schakelen die correct, snel en niet duur is. De financiering van een factuur is zelfs een interessante oplossing om een kwalitatieve en kwantitatieve sprong te maken in je activiteiten. Het staat je toe om in alle veiligheid je bedrijf te laten groeien zonder je zorgen te maken over je cashflow.

 

Om toekomstige ontmoetingen met een “geest” te vermijden

Of je relatie met de klant nu stopt of voortgezet wordt, stel nieuwe regels op voor de toekomst.

Eis bijvoorbeeld een voorafbetaling of een stopzetting van het werk bij niet-betaling, in het bijzonder wanneer het gaat over een groot en langdurig project. Deze praktijk is gangbaar in de bouw- en de evenementensector. Verhoog zodoende de frequentie van de betalingen in functie van mijlpalen in plaats van in functie van data. Op deze manier bekom je een comfortabele hoeveelheid werk en ben je zeker dat je betaald wordt alvorens verder te werken.

Mocht je bij een eerste ontmoeting al een gebrek aan vertrouwen in je klant voelen, bereid je dan goed voor en denk twee keer na alvorens een samenwerking aan te gaan. In de opwinding van het sluiten van een potentieel lucratief contract is het verleidelijk om de tekens te negeren. Maar het is algemeen bekend: als iets te mooi lijkt om waar te zijn, dan scheelt er ergens wel iets. Handel met voorzichtigheid alvorens je te verbinden.

 

Photos : Koalaboox