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Pourquoi les logiciels de facturation en ligne sont incontournables pour les entrepreneurs ?

Il y a 10 ans, se procurer une solution de comptabilité/facturation sur Internet relevait de l’exploit. Complexe et cher, le résultat n’était souvent pas à la hauteur. Paradoxalement, il fallait avoir du temps, beaucoup de temps pour prendre en main un nouvel outil sensé faciliter la vie… Ce n’est plus le cas aujourd’hui. Utiliser un logiciel de facturation ‘online’ n’a jamais été aussi facile, bon marché et répandu. Découverte d’un nouveau phénomène.

 

Avant que les solutions disponibles sur le Net (ou dans le nuage, « cloud », si vous préférez) ne deviennent une réalité, les documents comptables étaient stockés sur un ordinateur fixe, voire dans des boîtes à chaussures. La gestion quotidienne de la comptabilité exigeait que quelqu’un soit derrière un bureau pour enregistrer les transactions, les payer et facturer les clients.

 

Koalaboox_comptables_recus

Bonjour Mr. Le comptable, j’ai 2-3 papiers pour vous…

 

Cas de figure classique : les tâches de comptabilité sont reportées en fin de semaine, de mois ou même en fin d’année. Cela s’explique par le fait que les entrepreneurs donnent la priorité à leurs clients plutôt qu’à leurs heures de comptabilité et de tenue de leurs comptes. Logique et compréhensible.

 

Mais toute cette procrastination devient problématique lorsque l’on arrive au jour fatidique de la déclaration d’impôts. Les dépenses sont mal classées ou complètement oubliées, les comptes bancaires ne sont pas réconciliés, les erreurs passent inaperçues et les dépenses professionnelles sont parfois même confondues avec les personnelles !

Pire, vous ne pouvez même plus faire de prévisions financières ou fiscales car vos chiffres sont incorrects et ne peuvent pas produire des estimations fiscales précises. Votre comptable a passé d’innombrables (et coûteuses) heures à corriger des erreurs avant de pouvoir préparer une déclaration de revenus.

 

A (re)lire : Les trucs dingues que vous ne saviez pas sur la facture

 

Heureusement, la facturation en ligne apporte une série d’outils et de technologies qui peuvent aider à réduire répondre à tous les enjeux auxquels est confronté l’entrepreneur actuel.

 

comparaison_facturation_onlineHeureusement, les choses ont bien changé en une dizaine d’années…

 

Après des débuts, disons, expérimentaux, cette technologie a révolutionné le monde de la comptabilité, non seulement pour les propriétaires de petites entreprises, mais aussi pour les comptables et fiscalistes.

 

Voici 5 raisons expliquant le succès des logiciels de facturation en ligne auprès des entrepreneurs :

 

  1. 1. Un gain de temps considérable

Le point commun de TOUS les entrepreneurs et indépendants : le manque de temps ! Tous les outils qui permettent de gagner du temps sont précieux… et ceux qui en font perdre doivent, dans l’idéal, être remplacés !

Votre temps doit être majoritairement consacré à votre savoir-faire, et au minimum à la gestion et l’administratif. « Excel », c’est rapidement d’interminables feuilles de calcul, des risques d’erreurs, des formats pas toujours compatibles avec ceux de vos partenaires… A l’ère de la facture électronique automatique et du tout en « 1 clic », le tableur fait désormais figure d’anachronisme.

 

  1. 2. La simplicité

Avec les logiciels de facturation en ligne, l’utilisateur peut créer des documents de vente professionnels en seulement quelques clics. Pas besoin de compétences comptables spécifiques, tout est automatisé dans le programme. Un bon logiciel de facturation doit d’intégrer des fonctionnalités comme l’envoi de factures de ventes et d’achat, l’export des données vers le comptable, l’envoi automatique des rappels de paiement.

Certaines solutions comme Koalaboox vous permettent en plus d’accéder à des services supplémentaires, tel que le financement de factures,

Puis-je accepter ce contrat ?“, “Ai-je la trésorerie suffisante pour exécuter ce contrat ?“… En un coup d’œil, l’entrepreneur dispose de tous ses chiffres stratégiques pour prendre de bonnes décisions concernant sont activité.

 

Gestion en ligne d’entreprise : On peut dire qu’il y a eu un Avant et un Après

 

  1. 3. La flexibilité

Vous souvenez-vous pourquoi vous avez créé votre propre entreprise ? Comme la plupart des indépendants, vous avez souhaité être votre propre patron, et donc gagner en liberté et en flexibilité. Pour certains, cela signifie même travailler d’une plage ou d’une terrasse ensoleillée, pouvoir se déplacer et ne surtout pas être attaché à un bureau.

Avec un logiciel de comptabilité classique, vous êtes tenus de gérer vos factures d’un poste fixe, celui sur lequel votre programme est installé. Souvent, vous ne pouvez pas facturer des clients, vérifier votre trésorerie ou accéder à vos rapports financiers, sauf si vous êtes au bureau. Avec un bon logiciel online, vous pouvez tout contrôler de n’importe quel ordinateur portable (laptop), tablette ou smartphone… Que vous participiez à une conférence, que vous preniez des vacances ou que vous travailliez depuis un endroit éloigné (sur un chantier ou sur la route par exemple), la gestion « online » vous donne accès à vos informations financières où que vous soyez, à tout moment.

 

  1. 4. Le coût

Trop souvent, les logiciels de comptabilité traditionnels vous obligent à acheter une suite logicielle coûteuse, de tout installer sur un seul ordinateur (allez… parfois sur deux ou trois terminaux, moyennant un supplément). Souvent, l’entrepreneur n’utilise même pas toutes les fonctionnalités et paie donc pour des services dont il n’a pas besoin. Pour certaines solutions, les mises à jour sont même payantes !

Les solutions en ligne fonctionnent pour la plupart à l’abonnement (mensuel ou annuel). L’utilisateur sait à l’avance dans quels services il va investir, en fonction de ses besoins. Il peut également modifier son plan tarifaire si sa situation professionnelle et ses besoins évoluent.

Cerise sur le gâteau :  le processus de mise à niveau du logiciel. Vous n’avez plus besoin de vous soucier de l’installation de programmes, de la mise à jour vers de nouvelles versions ou de la sauvegarde de données. Vous accédez au logiciel via une application ou un navigateur Web. Le fournisseur de logiciels prend soin des mises à jour, des sauvegardes et de la sécurité sans que vous ayez à vous en soucier.

 

A (re)lire : La facture du futur, ça commence maintenant et ça va booster votre activité !

 

  1. 5. Un seul et même outil pour travailler à distance avec ses collaborateurs

Vous utilisez probablement un certain nombre d’applications ou de solutions logicielles différentes pour mettre en ordre votre comptabilité, votre facturation, votre suivi et gestion. Est-ce que l’une de ces applications vous semble complètes ? Vos collaborateurs utilisent-ils les mêmes ? A défaut, sont-elles compatibles ?

Les nouveaux logiciels de gestion et de facturation online sont désormais des applications intégrées (ou modules complémentaires) qui peuvent vous faire gagner beaucoup de temps (et d’argent) car ils transfèrent facilement des données d’une application à une autre, sans modifications nécessaires.

A cet égard, la comptabilité online facilite le partage d’informations avec votre comptable ou vos clients/fournisseurs. La sécurité de vos échanges et la collaboration s’en trouve renforcée tout en réduisant le processus traditionnel de va-et-vient. Deux associés peuvent consulter les informations stratégiques de l’entreprise, d’où qu’ils soient (même de l’étranger), un comptable peut recevoir ou aller chercher de l’information sur votre société sans que vous n’ayez à vous rendre physiquement à son bureau, deux collaborateurs peuvent avancer sur un projet commun en partageant l’information…

 

Ces applications intégrées sont nombreuses : acceptation des paiements en ligne, fiche de paie, suivi du temps de travail, planification, rapports, gestion de projet, financement de factures et plus encore. Avec des services comme ceux-ci, les tâches administratives fastidieuses et chronophages pour un chef d’entreprise, ne prennent que quelques minutes.

 

Êtes-vous prêt à franchir le cap ?

 

Que vous utilisiez actuellement une feuille de calcul (type Excel) ou une solution de bureau traditionnelle pour la comptabilité de votre petite entreprise, envisagez-vous de passer à la solution online ? Cela va rendre votre gestion financière plus efficace et vous permettra de vous concentrer sur vos principaux objectifs commerciaux, améliorer le succès à long terme de votre entreprise, bref de réaliser ce pour quoi vous avez choisi d’être entrepreneur.

Alors si vous aussi vous souhaitez tenter l’expérience de la facturation en ligne testez gratuitement la plateforme Koalaboox et créez votre compte en quelques clics !

 

Si vous souhaitez plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter au 0800.23.145, par mail à support@koalaboox.com ou via notre page Facebook

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