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Pourquoi Excel n’est plus un outil adapté pour les entrepreneurs ?

Le logiciel tableur type « Excel » rejoindra-t-il bientôt les livres sur la (pré)histoire ? Pour le moment, le tableur est encore un choix par défaut pour bon nombre d’entrepreneurs. Pourtant les solutions de gestion en ligne, plus pratiques, bons marché et performantes révolutionnent le monde des entrepreneurs indépendants et des PME. Encore plus avec le passage systématique à la facture électronique, Excel, sera bientôt de l’histoire ancienne, très ancienne. Démonstration.

 

Excel_Koalaboox_entrepreneurs_facture

Excel est-il devenu un outil de gestion préhistorique ?

 

Il n’y a pas si longtemps nous vous avions fait un petit récap’ de l’histoire de la facture. Des tablettes d’Hammurabi en passant par les Khipus des Incas ou encore la comptabilité double des Vénitiens, la facture a toujours accompagné l’homme dans son aventure entrepreneuriale. Si les logiciels de tabulation (Excel pour ne citer que lui) sont reconnus pour avoir rendus de nombreux services, ceux-ci sont-ils encore pertinents pour tous ceux qui l’utilisent comme outil de gestion pour leur activité ?

 

1. Manque de souplesse face à la croissance d’une activité

Le danger d’utiliser un logiciel tel qu’Excel pour votre entreprise est le suivant : Allié fidèle à vos débuts lorsque vous aviez peu de factures à gérer, des comptes simples et peu de données à traiter, il va rapidement montrer ses limites dès que vous grandirez : les prix évoluent, le financement augmente, de nouveaux produits sont développés, de nouvelles personnes interviennent dans la gestion… et vos feuilles de calcul ont le plus grand mal à suivre et deviennent d’une complexité difficilement gérable.

 

2. L’erreur de virgule qui ne pardonne pas

Une seule virgule ou point décimal mal placé et c’est le résultat qui est incorrect. Très vite, c’est toute la feuille de calcul qui est fausse ! Si vous avez de la chance, vous identifiez la faute directement. Mais souvent, ce sont toutes vos formules et entrées qui sont à refaire. Bref, pour une mauvaise virgule, ce sont des formules cassées, des données mal placées, des fichiers perdus et trop de temps et d’énergie consommés !

Et si vous envoyez votre facture avec une erreur… vous êtes parti pour une longue série d’échange de documents avec votre client. Vous allez attendre longtemps avant d’être payé et en ressortirez décrédibilisé.

 

Ouch… cherchez l’erreur !

 

3. Assez perdu de temps ?

Le point commun de TOUS les entrepreneurs et indépendants : le manque de temps ! Tous les outils qui permettent de gagner du temps sont précieux… et ceux qui en font perdre doivent, dans l’idéal, être remplacés !

Votre temps doit être majoritairement consacré à votre savoir-faire, et au minimum à la gestion et l’administratif. « Excel », c’est rapidement d’interminables feuilles de calcul, des risques d’erreurs, des formats pas toujours compatibles avec ceux de vos partenaires… A l’ère de la facture électronique automatique et du tout en « 1 clic », le tableur fait désormais figure d’anachronisme.

 

4. Des informations dynamiques pour prendre de bonnes décisions

Le feu, les entrailles de poulet, le vol des oiseaux … autant de moyens historiques plus ou moins efficaces pour lire l’avenir avec autant de visibilité qu’une succession de feuilles « Excel ». La comparaison peut prêter à sourire, mais quand on sait que beaucoup d’entrepreneurs mettent la clé sous la porte faute d’avoir su gérer leurs flux de trésorerie alors que leur l’entreprise gagnait de l’argent…

Dans la majorité des cas, ces faillites sont dues à une mauvaise gestion liée à un manque de visibilité ou de connaissances de la santé de l’activité. Une situation qui ne devrait plus exister en 2018 quand on sait qu’il existe des technologies qui permettent de disposer en un coup d’œil de toutes les informations nécessaires à la prise de meilleures décisions.

 

Au choix, lequel vous semble le plus instinctif ?

 

5. Une information gravée dans le marbre

Encore fort utilisé comme « centre névralgique » d’une activité, le tableur reste une référence pour la gestion de l’ensemble des besoins en matière de comptabilité, de budgétisation… Dans ce cas de figure, il revient à l’entrepreneur d’ajouter et de modifier lui-même manuellement les données dans les différents endroits requis… Ce qui est aussi difficile et risqué que de modifier la comptabilité de la Banque Nationale.

Vous êtes dans ce cas ? Non seulement vous accroissez considérablement le risque d’erreur, mais celles-ci s’avèrent souvent irréparables : lorsque vous vous rendez compte des erreurs existantes, 10 autres feuilles de calcul ont déjà pris racine dans la souche défectueuse. Rapidement, on n’y comprend plus rien.

 

En BREF…

Sans vouloir nier les qualités des logiciels tableurs type « Excel » pour la réalisation de tableaux et de graphiques ponctuels ou spécifiques, ni de leur enlever leur rôle de précurseur dans l’histoire de l’informatique, il faut se faire une raison : en tant que logiciel de gestion et de facturation, c’est de l’histoire ancienne. Il existe d’autres solutions plus pratiques, plus ergonomiques (ce n’est pas difficile), plus fiables, professionnelles et beaucoup moins chers.

En adoptant un logiciel de gestion de factures en ligne, vous gagnerez du temps et de l’argent tout en ayant une vision optimale sur l’ensemble de vos données, l’état de vos actifs et de vos flux de trésorerie. Un exemple ? Vous vous en doutez, jetez un œil à Koalaboox.

 

A (re)lire : La facture électronique arrive et va booster votre activité

 

Crédits Photos : Koalaboox

 

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